Переезд коммерческого предприятия предполагает дополнительную ответственность не только за сохранность груза и оборудования (зачастую дорогостоящего), но и за бесперебойную отгрузку товаров до клиента во время всего процесса. Ведь далеко не каждая компания может себе позволить полный простой даже на пару дней.
Как организовать переезд склада
Не имеет значения, случился ли ваш переезд неожиданно или был запланирован. В любом случае вам предстоит столкнуться с множеством важных вопросов, чтобы осуществить переезд склада недорого и быстро.
Планирование
Итак, вы подобрали новое помещение и готовитесь к дню "Х". О чем необходимо подумать заранее? Во-первых, нужно составить план нового помещения: где будут располагаться стеллажи, зона приемки, разгрузки, как будет организовано хранение товара и его движение вплоть до отгрузки клиенту, понадобится ли новое оборудование и т.д.
Переезд на новый склад – удобный повод исправить недочеты в уже существующих организационных процессах. Опросите сотрудников склада, логистов, менеджеров по продажам, чтобы выявить критичные моменты. Обсудите, как это можно исправить, и на новом месте начните "с чистого листа".
Во-вторых, подготовьте план непосредственно переезда. Он должен включать в себя, как минимум, следующие пункты:
- оценить объем вещей, которые нужно перевезти (по необходимости – инвентаризация до и после переезда);
- определить очередность перевозки – есть оборудование и грузы, которые нужны в новом помещение в первую очередь, а есть те, что могут подождать;
- составить схему перемещений груза на старом и новом складе;
- распределить роли сотрудников, которые участвуют в перевозке: кто отвечает за упаковку, за транспортировку, за установку на новом месте и пр.
Когда каждый сотрудник четко понимает, что он должен сделать и в какой срок, переезд склада пройдет безболезненно.
- выбрать для склада время переезда (если речь не идет о внеплановом событии) – как правило, для транспортировки выбирают наименее пиковый сезон, когда нагрузка на работников минимальна;
- распределить товары между старым и новым помещением, если процесс отгрузки клиентам нужно сохранить в полном объеме.
И, самое главное, определите, понадобится ли вам аутсорс, например, грузчики для переезда склада или специалисты по такелажу. Выделите время на заключение договоров с ними и заранее обговорите зоны ответственности.
Упаковка и транспортировка
На этом этапе самый важный момент – обеспечение сохранности груза. Это относится как к качественной упаковке, так и к системе учета и контроля, чтобы никакой товар "случайно" не потерялся в пути и был оперативно размещен на новом месте.
Под упаковкой в данном случае подразумевается не просто распределение по коробкам, но и размещение внутри машин для перевозки. Это делается не на глаз, а по определенной технике. Нужно учесть максимальную вместимость автотранспорта, требования безопасности, систему специальных креплений и т.д. Груз не должен деформироваться во время движения машины.
Стропы, ремни, крюки, скобы – оснастка, без которой вам не обойтись при транспортировке грузов.
Если у вас есть большое и тяжелое оборудование (например, профессиональные упаковочные аппараты), то понадобятся услуги по такелажу, т.е. перемещению крупногабаритных грузов с помощью спецтехники. Также продумайте маршрут передвижения автомобиля от одного помещения до другого при переезде склада с грузчиками в Москве. Если решили переезжать в праздники или выходные, то учитывайте загруженность на дорогах.
Помощь в переезде склада по учету продукции может оказать ваша система управления складом (WMS). Иногда понадобится создать и настроить специальные инструменты конкретно на время переезда, а иногда удается адаптировать уже существующие настройки. Универсальной схемы нет, все зависит от ваших внутренних процессов, объема хранящегося товара, количества сотрудников.
Очень поможет заранее продуманная категоризация товаров, а также составленная вами на первом этапе схема размещения коробов, паллетов на новом складе. Так перевезенный груз будет сразу же отправляться на свое место, и потом будет легче перепроверить его наличие.
Практика показывает, что на переезд склада понадобится от трех до семи рабочих дней в зависимости от площади помещения.
Адаптация в новом помещении
Завершающий шаг – качественная сборка всего оборудования, приемка грузов, размещение на своих местах и проверка работоспособности. Ведь переезд склада не может считаться полноценным, пока все снова не работает как часы. Что должно быть сделано:
- собраны и установлены стеллажи (или другие приспособления для хранения), офисная мебель для сотрудников;
- налажен процесс приемки прибывшего груза и его оперативное размещение;
- размещена, собрана и запущена крупногабаритная техника;
- все прибывшее оборудование и товары проверены на отсутствие повреждений при транспортировке (либо составлены соответствующие акты в соответствии с условиями договора подряда);
- старое помещение полностью освобождено, убрано и готово для передачи собственнику или продажи.
Возможно, переместить склад полностью из старого помещения в новое не получится за один раз. Тогда вам может понадобится услуга переезда склада с хранением вещей – у многих компаний-перевозчиков есть свои складские помещения для временного размещения товаров и оборудования своих клиентов.
Процесс привыкания к новому складу займет не один день. Тем важнее заранее подготовить технологические карты и провести инструктаж сотрудников. Каждый должен заранее понимать, чем и где он будет заниматься на новом месте, особенно если вы решили добавить новшества или перейти на более высокий по технологиям уровень складского учета.
После перевозки рекомендуется провести полную инвентаризацию имеющихся товаров.
Как видите, самостоятельная организация потребует колоссального количества ресурсов, которые есть, пожалуй, лишь у очень крупных организаций. Простому бизнесу гораздо удобнее будет обратиться за услугой переезда склада под ключ. Подрядчики готовы обеспечить как комплексную перевозку, так и отдельный перечень услуг для склада. Переезд в Москве компания "Промтакелаж" готова организовать полностью своими силами для складов с любой продукцией: от бытовой техники до питания.
В нашей команде работают профессиональные грузчики, такелажники, водители, логисты и юристы, которые обеспечат безопасную и быструю перевозку склада в течение одного дня.